Mes: octubre 2020

Los responsables departamentales están trabajando en el presupuesto del año que viene. La dirección financiera tiene prisa por presentar a la dirección general y a la propiedad de la empresa un primer borrador del presupuesto antes del puente de primeros de Diciembre. Queremos un presupuesto para el análisis de desviaciones con la realidad. Hay presión. Hay tensión.

Siempre la misma presión, siempre la misma urgencia. Siempre la falta de datos fiables del histórico. Ya lo sabemos, pero….

¿Le sacamos partido a este trabajo el resto del año?

¿Preparamos el presupuesto con el detalle necesario para aprovechar el esfuerzo que supone la preparación del presupuesto?

¿Dominamos las herramientas que tenemos a nuestra disposición para elaborar el presupuesto?

¿Cargamos el presupuesto en el ERP o lo dejamos en Excel? En la segunda hipótesis, ¿Cómo pasamos mensualmente los datos de la contabilidad con la realidad al Excel para analizar las desviaciones?

Planteo estas preguntas porque entiendo que los responsables que hacen el presupuesto tienen que regresar al menos 12 veces a sus datos para vigilar que están cumpliendo el presupuesto presupuestado, comentar las desviaciones con la dirección y hacer correcciones en su gestión.

Si no revisitas el presupuesto al menos 12 veces al año, entonces estás desaprovechando las virtudes del presupuesto para el análisis de desviaciones con la realidad. Desaprovechas sus virtudes como como herramienta de gestión.

Si cada cierre mensual es otra pesada tarea, probablemente la tecnología no camine a tu lado o tu no camines al lado de la tecnología.

Hay materia para escribir mucho sobre las preguntas anteriores, pero quiero centrarme hoy en cómo comparar la realidad con la teoría sin que los efectos positivos oculten los negativos.

Un primer análisis de desviaciones.

El análisis de desviación más habitual se fija en las unidades económicas, en el total de la partida presupuestaria. Podemos ver en el ejemplo ilustrativo que en el dato de la realidad hay un ahorro de 53€ respecto del dato de presupuesto.

Vamos un 0,15% por debajo del presupuesto. La desviación es positiva. ¡¡¡Vamos bien!!!

Un análisis de desviaciones más calmo.

Para mí un análisis de las desviaciones presupuestarias debería hacerse en unidades físicas, en unidades monetarias y en precios unitarios.

Si volvemos sobre nuestro ejemplo y miramos las unidades monetarias, observamos una desviación negativa de 70 Kg. Hemos usado 70 kg más de potasio en el mes que estamos analizando. Eso es una desviación negativa del 1,40%.

En términos económicos este mayor consumo de potasio, digamos que por a una fuga de agua en el sistema de ferti-irrigación, tiene un impacto de 504,70 €. Llego a este valor multiplicando los 70 kg de mayor consumo de potasio por el precio de compra presupuestado. Lo hago de esta forma para aislar el efecto “más kilos” del efecto “menos precio”.

Incluso podríamos bajar a un mayor detalle en el desvío de las unidades físicas. Y desglosar los 5000 kg presupuestados de potasio en una multiplicación del número de hectáreas en producción por los kilos por hectárea a usar y llegar a determinar si la desviación se ha producido por un cambio en el número de hectáreas en explotación (responsabilidad del director de expansión) o por un desvío en la cantidad aplicada a cada hectárea (responsabilidad del ingeniero Agrónomo).

Analizo de forma similar los 0,11€ de mejor precio unitario. Los multiplico por los kilos presupuestados. Obtengo una desviación positiva (ahorro) de 550 euros, que se logran, digamos por optimizar el transporte de compra, pactando con el proveedor la mitad de viajes de suministro con el doble de kilos por entrega.

Conclusión para el presupuesto.

Si Trabajamos el presupuesto con cariño y afinidad por el detalle, el tiempo empleado ahora, nos dará su rendimiento más adelante, aportando muy buenas informaciones en las, como mínimo, 12 veces al año que nos miraremos el presupuesto. Tendremos un presupuesto para el análisis de desviaciones.

Podremos cambiar el ¡¡¡Vamos bien!!! Inicial , por un elogio al que gestiona la logística de aprovisionamiento, ya que sus actos han traído una desviación positiva y una llamada a la acción al que aplica el fertilizante, pues sus actos ha traído una desviación negativa.

Llegado a este punto me gustaría que compartáis conmigo vuestra visión sobre este asunto y me contéis qué herramienta usáis para conservar los detalles usados en el presupuesto y compararlos con los detalles de la realidad.